Algemene voorwaarden

1. Omschrijving van de dienst

MijnVloerOfferte is offertesoftware voor vloerleggers en vloerbedrijven. De dienst helpt u om op basis van uw eigen gegevens en instellingen offertes voor vloerprojecten samen te stellen en te beheren.

De dienst wordt aangeboden als online applicatie. Wij ontwikkelen de software door en kunnen functionaliteiten toevoegen, wijzigen of verwijderen.

• Offertes berekenen op basis van vloertype, oppervlakte, ruimtes (lengte, breedte, aantal deuren) en uw eigen marges en btw-percentage;
• Projecten en offertes beheren, inclusief status, notities en klantgegevens;
• PDF-offertes en -facturen genereren om te downloaden; op de betaalde plannen (Basis en Pro) kunt u een offerte of factuur ook per e-mail naar uw eigen klant versturen via uw eigen mailinstellingen. Op het gratis plan bevat de PDF een watermerk;
• Materiaalbeheer: een eigen materialen- en leveranciersoverzicht bijhouden, inclusief bulkimport van materialen via CSV;
• AI-tekeninganalyse (alleen op het Pro-plan) als hulpmiddel om ruimtematen uit een of meer geüploade plattegronden te schatten;
• Op het Pro-plan: het koppelen van een boekhoudpakket om uw facturen door te sturen, extra teamaccounts die in dezelfde werkruimte samenwerken, en aanvullende opmaakopties voor uw PDF’s.

2. Uw controleplicht en verantwoordelijkheid voor berekeningen, offertes en facturen

MijnVloerOfferte stelt berekeningen en documenten op aan de hand van de gegevens, maten, prijzen, marges, snijverlies- en btw-instellingen die u zelf invoert of kiest. De dienst is uitsluitend een hulpmiddel: hij neemt geen beslissingen voor u en geeft geen advies. U blijft als ondernemer volledig zelf verantwoordelijk voor de offertes, facturen, prijzen, hoeveelheden en afmetingen die u aan uw eigen klanten verstrekt.

U bent verplicht om elke offerte, berekening en factuur die met de dienst tot stand komt vóór gebruik of verzending zelf zorgvuldig te controleren op juistheid en volledigheid. Dit geldt in het bijzonder voor de berekende oppervlakten, materiaalhoeveelheden, arbeids- en materiaalkosten, snijverlies, marges, subtotalen, kortingen en btw. Neem een offerte of factuur pas op in uw administratie of stuur deze pas naar uw klant nadat u zich ervan heeft vergewist dat de uitkomsten kloppen.

Wij geven geen garantie op de juistheid of volledigheid van de berekeningen of van de door de dienst gegenereerde documenten. Als een berekening onjuist is, afwijkt van de werkelijkheid of anderszins niet aan uw verwachting voldoet, komen de gevolgen daarvan volledig voor uw eigen rekening en risico. Dit omvat onder meer een te lage of te hoge prijs, een verkeerde hoeveelheid of maatvoering, en elk geschil met of elke claim van uw klant, alsmede alle daaruit voortvloeiende schade. MijnVloerOfferte is hiervoor niet aansprakelijk. De verdere aansprakelijkheidsregeling staat in artikel 9 (Aansprakelijkheid).

3. Account en uw verantwoordelijkheid

Om de dienst te gebruiken maakt u een account aan met uw e-mailadres, een wachtwoord en uw persoons- en bedrijfsgegevens. Uw e-mailadres is de unieke identiteit van uw account. U bent verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit van de gegevens die u invoert, waaronder uw bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer, adres- en contactgegevens en de instellingen die uw berekeningen bepalen.

U bent zelf verantwoordelijk voor het geheimhouden van uw inloggegevens. Uw wachtwoord wordt uitsluitend versleuteld (gehasht) opgeslagen en is voor ons niet leesbaar. Deel uw inloggegevens niet met anderen en geef geen derden toegang tot uw account. U bent verantwoordelijk voor al het gebruik dat via uw account plaatsvindt.

U bent er ook verantwoordelijk voor dat u gerechtigd bent om de gegevens van uw eigen klanten (zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en de indeling van hun woning) en van uw leveranciers in de dienst in te voeren en te laten verwerken.

4. Abonnement en betaling

De dienst kent een gratis plan en betaalde plannen (Basis en Pro). De betaalde plannen worden als maandabonnement afgesloten en verlengen automatisch per maand, tegen de prijs die bij het afsluiten wordt getoond.

Aan elk plan is een maximumaantal offertes per maand verbonden: op het gratis plan een beperkt aantal, op Basis een hoger aantal en op Pro onbeperkt. Daarnaast zijn bepaalde functionaliteiten aan het plan gekoppeld; zo is een eigen huisstijl (waaronder het uploaden van een logo) beschikbaar vanaf Basis en zijn tekeninguploads en AI-tekeninganalyse voorbehouden aan het Pro-plan.

Betalingen en abonnementen verlopen via onze betaaldienstverlener Stripe. Bij het afsluiten wordt u naar een beveiligde betaalpagina van Stripe geleid, waar u kunt betalen met creditcard of iDEAL. Wij ontvangen en bewaren zelf geen betaalkaartgegevens; die worden uitsluitend door Stripe verwerkt. Wij bewaren wel de gegevens die uw account aan uw Stripe-abonnement koppelen, zoals uw Stripe-klant- en abonnements-id, uw plan, de status en de einddatum van de lopende periode.

U kunt uw abonnement opzeggen. Na opzegging blijft uw toegang tot de betaalde functionaliteiten in stand tot het einde van de reeds betaalde periode; reeds betaalde bedragen worden niet naar rato terugbetaald, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

5. Toegestaan gebruik en verboden misbruik

U mag de dienst uitsluitend gebruiken voor uw eigen bedrijfsvoering als vloerprofessional en in overeenstemming met deze voorwaarden en de toepasselijke wet- en regelgeving.

Om misbruik en overbelasting te voorkomen gelden er technische limieten, waaronder snelheidsbeperkingen op inloggen, registreren, wachtwoordherstel en AI-tekeninganalyse (het Pro-gebruik van de tekeninganalyse is beperkt tot 20 analyses per uur).

• Het is niet toegestaan uw account of inloggegevens te delen of meerdere gebruikers via één account te laten werken;
• Het is niet toegestaan de beveiliging of limieten van de dienst te omzeilen, de dienst te overbelasten of geautomatiseerd op oneigenlijke wijze te benaderen;
• Het is niet toegestaan onrechtmatige, schadelijke of inbreukmakende inhoud te uploaden of via de vrije tekstvelden (zoals notities) op te slaan;
• Het is niet toegestaan de dienst te gebruiken op een wijze die de rechten van derden, waaronder uw eigen klanten en leveranciers, schendt.

6. AI-tekeninganalyse als hulpmiddel

Op het Pro-plan kunt u een plattegrond (tekening) uploaden voor AI-analyse. Daarbij wordt de afbeelding als beeldbestand, samen met eventuele schaalinformatie die u opgeeft, verzonden naar de AI-dienst van Anthropic (Claude), die daaruit een gestructureerde schatting van ruimtes en afmetingen probeert af te leiden om uw calculator vooraf in te vullen. Houd er rekening mee dat een plattegrond gegevens van uw klant kan bevatten.

De AI-analyse is uitsluitend een hulpmiddel. De uitkomsten zijn schattingen en kunnen onjuist of onvolledig zijn. Zoals in artikel 2 is bepaald, controleert u de resultaten van de AI-analyse en van alle berekeningen altijd zelf voordat u deze gebruikt of naar uw klant verzendt.

7. Gegevensverwerking en ingeschakelde derden

Voor het leveren van de dienst schakelen wij een beperkt aantal externe verwerkers in. Waar wij namens u gegevens van uw klanten verwerken, treedt MijnVloerOfferte op als verwerker en bent u verwerkingsverantwoordelijke. De verdere details staan in onze privacyverklaring.

Concreet worden de volgende externe partijen ingezet:

• Anthropic (Claude) — verwerkt de door u geüploade plattegrondafbeelding(en) en eventuele schaalinformatie ten behoeve van de AI-tekeninganalyse; de afbeelding wordt hiervoor doorgestuurd en door deze functie niet in onze database opgeslagen;
• Stripe — verwerkt uw abonnements- en betaalgegevens en de betaling met creditcard of iDEAL;
• Een e-mail-/SMTP-dienstverlener — verzendt de e-mails die bij uw account horen, zoals accountverificatie, wachtwoordherstel, uitnodigingen voor teamleden, abonnementsbevestigingen en meldingen van het contactformulier;
• Uw eigen mailserver — het versturen van uw offertes en facturen naar uw eigen klanten verloopt via de mailserver (SMTP) die u zelf instelt, en niet via een dienst van ons;
• Uw gekoppelde boekhoudpakket (optioneel, Pro) — als u een koppeling instelt (zoals Moneybird, e-Boekhouden of WeFact), sturen wij op uw verzoek uw factuurgegevens naar dat pakket via hun API; de inloggegevens van die koppeling bewaren wij versleuteld.

8. Intellectueel eigendom

Alle intellectuele eigendomsrechten op de dienst, de software, de vormgeving en de onderliggende systemen berusten bij MijnVloerOfferte of haar licentiegevers. Deze voorwaarden verlenen u uitsluitend een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht op de dienst voor de duur van uw abonnement.

De gegevens en bestanden die u zelf invoert of uploadt (zoals uw bedrijfs- en klantgegevens, materialen, logo en tekeningen) blijven van u respectievelijk van de betrokkenen. U verleent ons het recht deze gegevens te verwerken voor zover dat nodig is om de dienst aan u te leveren.

9. Aansprakelijkheid

De dienst wordt geleverd zoals deze is. Wij spannen ons in voor een goede werking, maar geven geen garantie op ononderbroken beschikbaarheid of op de juistheid of volledigheid van berekeningen, documenten en AI-resultaten. U blijft, zoals in artikel 2 bepaald, zelf verantwoordelijk voor de controle van alles wat u met de dienst opstelt en naar uw klanten gebruikt.

Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade en tot maximaal het bedrag dat u in de drie maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan abonnementskosten heeft betaald. Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door onjuiste, afwijkende of onvolledige offertes, facturen of berekeningen die u richting uw klanten gebruikt, noch voor geschillen of claims tussen u en uw klanten die daaruit voortvloeien.

De in dit artikel opgenomen beperkingen gelden niet voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van MijnVloerOfferte, of voor zover dwingend recht zich hiertegen verzet.

10. Beëindiging

U kunt uw gebruik van de dienst en uw abonnement beëindigen op de hierboven beschreven wijze. Wij kunnen uw toegang tot de dienst opschorten of beëindigen indien u deze voorwaarden schendt of de dienst misbruikt.

Bij verwijdering van uw account worden uw accountgegevens en de daaraan gekoppelde gegevens in onze database (waaronder profiel, projecten, offertes, materialen, leveranciers en instellingen) verwijderd. Bepaalde gegevens kunnen bewaard blijven voor zover dat wettelijk vereist is of noodzakelijk is voor bijvoorbeeld administratie of aantoonbaarheid van beheerdershandelingen.

11. Wijziging van de voorwaarden

Wij kunnen deze algemene voorwaarden van tijd tot tijd wijzigen, bijvoorbeeld wanneer de dienst of de ingeschakelde derden veranderen. De meest recente versie is steeds via de dienst beschikbaar.

Wanneer u de dienst na een wijziging blijft gebruiken, gelden de gewijzigde voorwaarden. Bij ingrijpende wijzigingen kunnen wij u vragen opnieuw akkoord te gaan.